Autora: Carolina Gorosito

Comunicación efectiva en tu equipo con la técnica de las 7Cs

Lo importante no es escuchar lo que se dice sino averiguar lo que se piensa. ´Juan Donoso Cortés

Nos comunicamos con personas todo el tiempo: verbal y/o gestualmente. Para hacer estos momentos lo más productivos posibles y evitar confusiones que luego nos acarrearán pérdidas de tiempo y frustraciones, es mejor estar preparados para saltar las barreras físicas, semánticas y personales que se presenten. Las barreras personalesestán relacionadas con nuestros malos hábitos de escucha y lectura, búsqueda de culpables, prejuicios, pensamiento polarizado, percepción selectiva, entre otras.

La mayoría utilizamos el sentido del oído diariamente, sin embargo, escuchamos el mensaje aplicando  filtros; percibiendo una realidad diferente de nuestro interlocutor. Esto es inevitable.

Lo que podemos hacer es crear un ambiente que favorezca la escucha activa, mermando las alteraciones, dando lugar a la confianza para la conversación a mente abierta. Y siempre verificar, repreguntar y asegurarnos que eliminamos la mayor cantidad de dudas posible.

Detalles a tener en cuenta en el discurso

Los facilitadores debemos prestar especial atención a los detalles sobre cómo nos comunicamos y hacemos conocer las noticias, cómo la bajamos al equipo, cómo damos feedback, cómo pedimos que se realice alguna tarea, cómo facilitamos las reuniones, cómo tratamos interrupciones e impedimentos; incluso cómo nos comunicamos personalmente con los demás.

Distracciones e interrupciones

En este mundo de gratificación inmediata nos resulta difícil mantener una conversación interesante y prolongada, de escucha empática. Nos distraemos enseguida o interrumpimos y no dejamos terminar la expresión.

Sostener un diálogo es aún posible si prestamos atención a cómo nos comportamos como emisores y receptores, porque la comunicación no se trata sólo de nosotros sino también de los demás.

Malinterpretaciones por diferencias en la percepción

Uno de los supuestos de la PNL dice: “no vemos las cosas como son, sino como somos”, ilustrando cómo la percepción de cada persona define su interpretación, de acuerdo a sus creencias, programas y vivencias personales, sus modelos de interpretación de la realidad.

Lelia Zapata expone 25 frases de malas prácticas en la comunicación interna de una empresa, casi todas ellas producto de los sesgos cognitivos, provocados por nuestro modelo del mundo.

Técnica de las 7 Cs

Ya sea que como Scrum Master, facilitador o miembro del equipo quieras comunicarte con el resto, esta técnica te puede servir como guía para verificar que tu mensaje sea efectivo.

Dependiendo del autor o tópico específico pueden encontrar otras Cs como: Creativo, Creíble, Contexto. Podés usarla en toda comunicación: reuniones, reportes, presentaciones, email, llamadas…

He hecho esta carta más larga de lo usual porque no tengo tiempo para hacer una más corta. Blas Pascal

1. Claro

Es primordial prepararnos y reconocer el objetivo de la comunicación. ¿Para qué quiero expresar este mensaje? Si no estamos seguros de la finalidad, es posible que perdamos la oportunidad de expresarnos asertivamente y/o lograr nuestra meta.

2. Conciso

Ir directo al punto, ser breves. La audiencia no necesita largas oraciones cuando se puede acortar. Chequeá si hay adjetivos, palabras y oraciones de relleno y detalles innecesarios que se puedan eliminar.

Dependiendo del público, la confianza y formalidad que tengamos con él, podemos verificar si lo estamos agobiando con explicaciones innecesarias cuando ya entendieron, o si debemos reexplicar de otra manera.

3. Concreto

Centrarnos en el objetivo principal y a partir de allí proporcionar detalles vívidos, esenciales pero no aburridos, y enfocados hacia el punto que queremos imprimir en las personas. Hacer un mensaje sólido y único, que marque la diferencia.

4. Correcto

Es importante saber a quién nos dirigimos para comunicar con su vocabulario el mensaje, debe ser fácil de comprender para la otra persona. Si damos por sabidos conceptos es posible que cada uno interprete de diferentes maneras lo que tratamos de decir, es mejor hacer explícito todo cuando podamos, sin descuidar el resto de las Cs.

Ha que tener en cuenta los términos a utilizar: formales, informales, técnicos, vulgares, de acuerdo a su nivel de conocimiento en la materia que estamos ofreciendo. En la comunicación escrita debemos corregir los errores gramaticales y ortográficos, también si utilizamos correctores automáticos o texto predictivo, ya que estas herramientas no detectan todos los typos.

5. Coherente

Seguir una lógica, darle un sentido global congruente, conectando los puntos relevantes del tema, haciendo fluir las expresiones y dando un marco consistente a la presentación. Si necesitamos mencionar varios temas dispares dentro de la conversación es bueno separarlos en puntos, para que la audiencia no se pierda; comprobar que no queden dudas y hacer una pausa entre ellos para que no queden pensando en el tema anterior y pierdan el hilo.

6. Completo

Si queremos incentivar a la acción inmediata, dar todos los detalles ineludibles sobre lo que esperamos que hagan, aclarar nuestras expectativas y pasos a seguir, resultados esperados para lograr una eficiente ejecución. Nuevamente, repasar, revisar y parafrasear para constatar que estamos en sintonía.

7. Cortés

Amigable, abierto, honesto y sincero. No esconder insultos ni tonos pasivo-agresivos. Hay que tratar de mantenernosemocionalmente neutrales, con un punto de vista en mente, y empatizando con el interlocutor.

Tips para incrementar la escucha activa

Además de poder explicar y dar feedback, tenemos que poder escuchar lo que nos transmiten. ¿Qué podemos mejorar (+) o dejar de hacer (-) ya mismo para hacer más efectivas nuestras conversaciones? Lo resumo en este cuadro:

Preguntas poderosas para hacernos:

  • ¿Cuánta información valiosa estaremos perdiendo por distracciones, interrupciones y malinterpretaciones?
  • ¿Cómo vamos a llegar a un acuerdo si no nos escuchamos entre nosotros en el equipo?
  • ¿Entendemos bien el feedback que recibimos?
  • ¿Sabemos cómo pedir lo que necesitamos?
  • ¿Somos capaces de mantener una comunicación productiva con nuestros compañeros de trabajo?
  • ¿Verificamos que se haya comprendido nuestro mensaje?

Nota: Agradezco tu feedback sobre el contenido del blog. ¡Tus comentarios son siempre bienvenidos!

Sobre el autor:

Carolina Gorosito Conferencista, capacitadora, coach y mentora. Con pasión ayuda y acompaña a las organizaciones en su transformación hacia la mejora continua. podés ver mpás de su blog aquí

Lisa